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PROCEDIMIENTO
Verificar Validar y Consolidar Información Financiera de los Fondos de Servicios Educativos de las Instituciones Educativas
Versión 1
Código GEM-ASE-PR-006
Proceso Gestión Administrativa del Sector Educativo Estado Vigente
1. OBJETIVO
Verificar y consolidar la información financiera (contable y presupuestal) de los Fondos de Servicios Educativos de las Instituciones Educativas de la Secretaría de Educación del Municipio de Manizales de acuerdo con la normatividad vigente, con el fin de realizar seguimiento, análisis y brindar asesoría apropiada a los mismos para una correcta utilización de los recursos, así como dar cumplimiento a la obligación que tienen las entidades públicas de reportar información financiera a los organismos competentes. 
2. ALCANCE
Inicia con la elaboración de la circular para Instituciones Educativas indicando el cronograma de entrega de la información financiera (contable y presupuestal); cubre la recepción de los estados financieros de los Fondos de Servicios Educativos, los cuales deben ser verificados y en caso de detectar inconsistencias, estas deben ser reportadas y aclaradas por la Institución Educativa. Finaliza con la consolidación de los informes contables de las Instituciones Educativas en formato de presentación a la Contaduría General de la Nación para su agregación a la contabilidad del Ente Territorial, y validación del informe presupuestal para cargue en la plataforma SIFSE del Ministerio de Educación Nacional. 
3. RESPONSABLE
Profesional Universitario
4. CONDICIONES GENERALES
. Las Entidades Públicas deben procesar, consolidar y reportar la información financiera a los Organismos competentes en un periodo de tiempo determinado.

. Las fechas de presentación de los informes está supeditada a la circular que remite la Secretaria de Educación.
 
5. DEFINICIONES
6. DOCUMENTACIÓN EXTERNA RELACIONADA

● Ley 715 de 2001 Sistema General de la Nación
● Decreto 111 de 1996 Ministerio de Hacienda
● Decreto 1075 de 2015 Fondos de Servicios Educativos
● Resolución 533 de 2015 Contaduría General de la Nación
● Resolución 706 del 2016 Contaduría General de la Nación
● Resolución 12829 del 2017 Cuentas Maestras Ministerio de Educación Nacional
7. DESARROLLO
QUÉ SE HACE QUIÉN LO HACE REGISTRO CÓMO LO HACE
Elaborar y enviar Circular a los FSE, donde se indica las fechas de presentación a la Secretaria de Educación de la información contable y presupuestal

Profesionales Universitarios de la oficina de Fondos de Servicios Educativos de la UAF de la SEM
Circular
Elaboración y envió de la circular a los FSE de las I.E oficiales
Recibir el reporte CHIP contable y el informe Presupuestal por parte del FSE
Profesionales Universitarios de la oficina de Fondos de Servicios Educativos de la UAF de la SEM
Información remitida al correo electrónico institucional de oficina FSE por parte de las I.E
Se recibe la información contable y presupuestal de las I.E contenidas en las plantillas y formatos dispuestos para tal fin, como parte de las obligaciones de los Fondos de Servicios Educativos
Revisar la información contable y presupuestal de las Instituciones Educativas
Profesionales Universitarios de la oficina de Fondos de Servicios Educativos de la UAF de la SEM
Reportes informes CHIP contable y ejecución presupuestal por parte de los FSE
Revisa y evalúa movimientos contables, causación, ecuación contable, saldos iniciales, cierres al final e inicio del año fiscal y cada una de las cuentas del balance y de resultados contenidas en la plantilla de presentación del informe contable, frente al reporte presupuestal se validan el equilibrio presupuestal, la ejecución del gasto y el recaudo del ingreso
Devolver información a Instituciones Educativas para ajustes
Profesionales Universitarios de la oficina de Fondos de Servicios Educativos de la UAF de la SEM
Correo electrónico institucional por parte de la oficina de FSE de la SEM
Revisadas las plantillas de reporte de la información contable y presupuestal se devuelve a la Institución Educativa vía correo electrónico las inconsistencias y novedades identificadas para que se realicen los ajustes y correcciones pertinentes
Informar a las I.E la valides y firmeza de los informes contables presentados
Profesionales Universitarios de la oficina de Fondos de Servicios Educativos de la UAF de la SEM
Correo electrónico institucional por parte de la oficina de FSE de la SEM
Comunicar a la I.E la validación exitosa de la información financiera presentada (Contable y presupuestal) y solicitar él envió de los informes debidamente firmados en formato PDF vía correo electrónico.
Consolidar informes CHIP Contables de las Instituciones Educativas
Profesionales Universitarios de la oficina de Fondos de Servicios Educativos de la UAF de la SEM
Reportes informes CHIP contables, plantilla de consolidación de informes de los FSE
Consolidar y agregar la información financiera contable reportada por cada una de las plantillas CHIP de las Instituciones Educativas en la plantilla consolidadora para realizar la revisión y validación final de saldos y cuentas agregadas, seguidamente se cargan los movimientos en la plantilla que genera la estructura, acorde al consolidador de hacienda e información pública (CHIP) de la Contaduría General de la Nación.
Enviar a contabilidad del Municipio el informe CHIP contable consolidado de las Instituciones Educativas para agregación
Profesionales Universitarios de la oficina de Fondos de Servicios Educativos de la UAF de la SEM
Archivo en formato TxT
Remitir a Contabilidad del Municipio de Manizales, el archivo en formato TxT de la información contable consolidada de los Fondos de Servicios Educativos para el proceso de agregación al CHIP de la Entidad Territorial.
Informar a las I.E la validación del informe Presupuestal, cuando corresponda al reporte para cargue en la plataforma SIFSE
Profesionales Universitarios de la oficina de Fondos de Servicios Educativos de la UAF de la SEM
Correo electrónico institucional por parte de la oficina de FSE de la SEM
Cuando corresponda al reporte de información presupuestal de ingresos y gastos al MEN, una vez validada la calidad y firmeza del informe, se solicita de manera individual mediante correo electrónico a cada I.E, el cargue y oficialización del mismo en la plataforma del sistema de información financiera de los Fondos de Servicios Educativos SIFSE
Seguimiento al cargue y oficialización de los informes presupuestales al SIFSE, así como la generación del reporte consolidado

Profesionales Universitarios de la oficina de Fondos de Servicios Educativos de la UAF de la SEM
Plataforma SIFSE del MEN
Se realiza seguimiento a cada I.E respecto del cargue y oficialización del informe presupuestal en la plataforma SIFSE del MEN. Cumplido el cargue por parte de cada una de las I.E, se genera reporte consolidado del total de ingresos y gastos.
8. CONTENIDO
LISTA DE VERSIONES
VERSIÓN FECHA RAZÓN DE LA ACTUALIZACIÓN
ELABORÓ
REVISÓ
APROBÓ
 
Nombre: Juan David Londoño Giraldo
Cargo: Profesional Universitario
Fecha: 20/Oct/2023
 
Nombre: Olga Lucia Acosta Orozco
Cargo: Profesional Universitario
Fecha: 20/Oct/2023

 
Nombre: Elizabeth Pacheco Alzate
Cargo: Ninguno
Fecha: 20/Oct/2023